אחרי שנים רבות בניהול משרד עורכי דין לומדים שהאתגרים הגדולים אינם תמיד אלה שנראים לעין. מאחורי כל תיק משפטי, פגישה עם לקוח או דיון בבית המשפט פועלת מערכת שלמה של עובדים, כספים, משימות והתחייבויות. כדי שהמערכת הזאת תפעל היטב נדרשים הרבה יותר מסדר ומיכולת ארגון. נדרשים ניסיון, הבנה עסקית, תשומת לב לאנשים ובעיקר יכולת לזהות בעיות לפני שהן מתפתחות.
אחד הדברים החשובים שלומדים הוא שלא די בכך שהמשרד עובד קשה. משרד עורכי דין יכול לטפל בתיקים רבים, לרשום שעות עבודה ולהציג פעילות מקצועית ענפה, ועדיין להתמודד עם קשיים כלכליים. הסיבה פשוטה: עבודה שבוצעה אינה בהכרח הכנסה שהתקבלה. לעיתים חולפים חודשים בין ביצוע העבודה המשפטית לבין גביית שכר הטרחה, בעוד שהמשכורות, השכירות וההוצאות השוטפות משולמות במועדן.
לכן ניהול כספי נכון מחייב להכיר היטב את פעילות המשרד, ולא להסתפק בדוחות הנהלת החשבונות או ביתרת הבנק. צריך לדעת אילו תשלומים צפויים להתקבל, אילו התחייבויות עומדות לפירעון, היכן מתעכבת הגבייה והאם ניתן לקבל התחייבויות נוספות. הניסיון מלמד שהקפדה על מעקב שוטף מונעת לא מעט קשיים, ושלעיתים דווקא טיפול בזמן בחשבון קטן או בהוצאה חריגה חוסך בעיה גדולה בהמשך.
במשרד עורכי דין קיימת גם אחריות מיוחדת לטיפול בכספים המוחזקים עבור לקוחות. ההבחנה בין כספי המשרד לכספי הלקוחות, הרישום המדויק והבקרה על חשבונות הפיקדון והנאמנות מחייבים תשומת לב קבועה. בנושאים כאלה אין מקום לקיצורי דרך, והאחריות הניהולית היא לוודא שקיימים תהליכים מסודרים לצד הפיקוח המקצועי הנדרש מעורכי הדין.
אבל ניהול משרד אינו עוסק רק במספרים. לאורך השנים מתברר שוב ושוב שהגורם החשוב ביותר להצלחת המשרד הוא האנשים שעובדים בו. אפשר לרכוש מערכות מחשוב מתקדמות, לשפר תהליכים ולכתוב נהלים, אבל שום מערכת אינה יכולה להחליף עובד מקצועי, אחראי ומסור שמכיר את עבודתו ואת צורכי המשרד.
שימור עובדים טובים, יצירת סביבת עבודה נעימה והיכולת להתמודד עם עומסים הם חלק מרכזי מעבודת הניהול. לעיתים נדרשת החלטה ארגונית, ולעיתים די בשיחה, בהקשבה או בחלוקה נכונה יותר של משימות. מנהל שמכיר את העובדים ואת אופי העבודה יכול לזהות עומס או קושי עוד לפני שהם משפיעים על התפקוד ועל השירות ללקוחות.
גם תחום השכר מלמד עד כמה הניהול המקצועי והאנושי קשורים זה בזה. כחשבת שכר, ברור לי שתלוש המשכורת אינו רק מסמך חשבונאי. מאחוריו נמצאים עובדים ומשפחותיהם, זכויות שנצברו והתחייבויות שהמעסיק נדרש לקיים. הקפדה על שכר מדויק, הפרשות סוציאליות, חופשות והיעדרויות היא חלק מן האחריות כלפי העובדים. טעות בשכר אפשר לתקן מבחינה חשבונאית, אך הפגיעה באמון אינה תמיד נעלמת באותה קלות.
עם הזמן לומדים גם שלא כל החלטה ניהולית נכונה נמדדת בחיסכון מיידי. לפעמים נכון להשקיע בעובד נוסף, בהכשרה מקצועית או במערכת שתקל על העבודה, גם כשההשקעה אינה מניבה תוצאה כספית מיידית. מנגד, לא כל עומס מצדיק גיוס ולא כל תקלה מחייבת מערכת חדשה. הניסיון מסייע להבחין בין צורך אמיתי לבין פתרון שנראה נוח באותו רגע.
אולי התובנה המשמעותית ביותר היא שניהול טוב אינו צריך להיות מורגש בכל רגע. כאשר העבודה זורמת, המשימות מטופלות, העובדים יודעים מה מצופה מהם והלקוחות מקבלים שירות מסודר, קל לשכוח כמה עבודה נדרשת כדי לאפשר זאת. דווקא בתקופות עמוסות, כאשר מתרחשות תקלות או הנסיבות משתנות, מתבררת חשיבותם של תהליכי עבודה יציבים ושל הנהלה שמכירה את המשרד לפרטיו.
שנים של ניהול מלמדות שאין תחליף לניסיון, אבל גם שאסור להסתמך עליו בלבד. משרד עורכי דין משתנה עם השנים, וכך גם העובדים, הלקוחות, הטכנולוגיה והצרכים העסקיים. ניהול מקצועי מחייב להמשיך ללמוד, להתאים תהליכים ולשפר את הקיים.
בסופו של דבר, תפקידה של הנהלת המשרד הוא ליצור את התנאים שבהם עורכי הדין יכולים להתרכז בעבודתם המקצועית, העובדים יכולים לבצע את תפקידם היטב והלקוחות מקבלים את השירות שלשמו פנו למשרד. זהו תפקיד שדורש אחריות רבה ולעיתים אינו זוכה לתשומת לב מיוחדת. אבל כשהוא מתבצע היטב, התוצאה ניכרת בכל תחומי הפעילות של המשרד.
נדגיש כי כל המידע המובא לעיונכם במאמר זה הינו למידע כללי וראשוני בלבד, ואינו נועד בשום מקרה לשמש כייעוץ משפטי ו/או כתחליף לייעוץ משפטי לגבי מקרים ספציפיים. אין להסתמך על האמור מבלי להיוועץ עם עורך דין העוסק בתחום בטרם נקיטת כל פעולה או קבלת כל החלטה. המידע האמור במאמר זה נכון למועד כתיבתו בלבד ועל בסיס המצב החוקי הידוע והקיים במועד זה.
ניתן לפנות למשרדנו בכל שאלה בנושא ונשמח לסייע.
אפשר ליצור קשר בטלפון 03-6236130, בדוא״ל office@ailaw.co.il או באמצעות טופס יצירת הקשר המופיע באתר.